業務の効率化について考えてください!

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
『業務の効率化について考えてください!』
…30%ぐらいは改善の余地がありそうです。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

仕事の進め方、時間の使い方について考えてみましょう。30
%ぐらいは改善の余地がありそうです。この30%を働き方改
革の原資に、または、創造のための時間にあててください。

◆部下への短納期の業務の指示
「今日中にこれを仕上げて」ではなく、「5日後の○日の午前
中までにこれを仕上げて」と指示されれば、指示を受けた部下
は時間を組み立てられます。少しの負荷は誤差として吸収でき
ます。不要な残業は発生しません。部下への短納期の急な業務
の指示は、不要な残業を生み出す悪の根源です。部下への短納
期の急な業務の指示は極力控えてください。恒常的に発生して
いる会社には、不要な残業が発生しています。上司が改めるべ
きです。
※短納期の急な指示しかできない人はマネージャー失格です。

◆移動時間の短縮
訪問(出張)の必要性について再考しましょう。特に、必然性
の薄い訪問(出張)を減らせば、その分の移動時間が大幅に短
縮できます。ITインフラの進化で、数十年前と比べてコミュ
ニケーションの取り方は格段に多様化しました。先入観や過去
の慣習にとらわれずに、新しいコミュニケーションの方法を見
つけ出してください。
例えば、メールで資料を送って電話で1時間話せば、概ねやり
取りはできるはずです。この商談やミーティングのために遠方
まで訪問(出張)する必要があるのか?ご再考ください。
〔※電話ミーティングのアポ取り〕この習慣を導入してくださ
い。また、多人数でゾロゾロと訪問(出張)・商談を行ってい
る様を見ます。必要な時も無くはありませんが、本当に必要な
のか?この疑問を持ってください。

◆商談の進め方
初回商談からさっさと核心の提案を行いましょう。相手が一流
ほど雑談を嫌います。挨拶や関係性の構築を否定するつもりは
ありませんが、最初の面談は挨拶や雑談で済ませる、このよう
な考え方を嫌う人たちも増えています。最初の面談から核心に
触れて、ビジネスを進めてください。相手側も働き方改革を進
めています。

◆接待や親睦
接待や親睦は最小限に留めましょう。ビジネスパートナーと度
々酒を飲んで親睦を図るのではなく、懇親頻度を半分に減らし、
その分は、ビジネスプランをお互いが考える時間にあてましょ
う。

◆ビジネスパートナーの選別
ビジネスパートナーを選別してください。効果の薄い、心地よ
いビジネスパートナー(候補)と付き合うのを止めて、有益な
パートナーのみに絞り込んでください。余力を使って、新しい
パートナーを探しましょう。

◆日常業務
前さばきで、これから行う業務を選別しましょう。前さばきの
時間を大切にしてください。前さばきにあてる10分で、後の
業務を30分減らせます。例えば、膨大な資料をいきなり作り
始めるのではなく、本当に必要な資料を見極めるために10分
間考える、その後、資料作成を始めるようにしてください。

◆資料の作成
パソコンの技術を駆使して、過度にきれいに仕上げられた資料※
を時折見かけます。綺麗な割に中身は?ワードの箇条書きで十
分ではないか?見栄えがオーバースペックな資料は時間の無駄
使いです。社内では止めてもらってください。また、社内配布
資料をカラーコピーで配布、時折目にします。
※提案の内容より見栄えの向上に重点が置かれてしまいがちで
す。注意してください。

◆その他
1.惰性・ルーチンの行動を改めてください。惰性・ルーチン
  を疑ってください。
2.まず考える、選んで行動する、この習慣を習得してくださ
  い。
3.やらねばならない(と思い込んでいる)仕事に追われない
  生き方を心掛けてください。
4.思考停止に陥らないでください。今までと同じように黙々
  と仕事に励むのではなく、昨日までとは違うやり方はない
  かと考える癖をつけてください。

我々は、相当無駄なことに時間を浪費しているようです。この
無駄使いで犠牲になるのは『落ち着いてじっくりと物事を考え
る時間』です。この重要な時間を確保するために、業務の棚卸
を行ってください。『落ち着いてじっくりと物事を考える時間』
を確保できれば、仕事の効率とクオリティーが格段に向上しま
す。

経営コラムの最新記事